Значението на правилния имейл етикет

Получавали ли сте някога имейл, който ви оставя да се чудите за човека, който го е изпратил? Или по-лошо, изпрати ли ви някога имейл, който по-късно съжалявахте?

Да бъдеш в приемния край на лош имейл може да те остави да те разтърсиш и да се опиташ да разбереш какво на земята мисли човекът. Да бъдеш този, който го е изпратил, може да съсипе иначе велик ден и то може да има неблагоприятни последици по-късно.

Скоростта на затваряне на електронната поща го превръща в предпочитан метод за комуникация. Независимо дали изпращате личен или бизнес имейл, следвайки правилното етикетиране е от съществено значение за предотвратяване на некоректни комуникации или трудни чувства.

Следвайте Златното правило, като третирате получателя, както бихте искали да бъдете лекувани. Преди да кликнете върху "изпрати" на всеки имейл, отнеме минута и дайте допълнителен прочит. Ефективното използване на електронната поща може да ви даде положителна светлина с вашия надзорен орган и може дори да ви даде предимство, когато е време за промоция .

• 01 от 10

  Не поемайте личен живот

  Имайте предвид, че вашата фирма и личен имейл може да не са частни. Вашата компания има право да чете всичко, изпратено от офиса, така че никога да не пишете и да изпращате персонална или изключително чувствителна информация от работа. Личният имейл от дома може да бъде препратен, така че не поставяйте нищо в писмен вид, което би могло да причини проблем, ако стигне до грешен човек.

• 02 от 10

  Стойте далеч от обидни коментари

  Избягвайте обидни коментари в имейла си. Това включва расистки, сексистки или отрицателни забележки за друго лице или компания. Ако получите офанзивен имейл, не отговаряйте и не го препращайте на никого. Никога не използвайте имейл, за да кажете нещо, което може да бъде объркано към вашия шеф .

• 03 от 10

  Не крещи

  Не забравяйте, че когато въвеждате всички шапки, вашият имейл се появява като викане. Някои хора смятат, че прави посланието им по-лесни за четене, но това не е така. Използвайте шрифт, който е лесен за очите, когато се чете в стандартни букви.

• 04 от 10

  Редактирайте вашите съобщения

  Редактирайте имейлите си, преди да ги изпратите. Използвайте проверка на правописа и преминете към всички имейли за бизнес, за да сте сигурни, че имате подходяща граматика. Винаги искате да се представяте като професионалист в кореспонденцията. Проверявайте личния си имейл, след като го завършите да го напишете, за да сте сигурни, че ще достигне желаната точка. Отпадането на една дума може да промени смисъла на изречение.

• 05 от 10

  Отговорете с повишено внимание

  Познайте правилния начин да отговорите на имейлите, които получавате. Обърнете внимание на изпращача и останалите в полетата "до" и "cc". Отговорете възможно най-бързо, вместо да оставяте папката си "запазена" твърде претрупана.

  Избягвайте желанието да натиснете "отговорете на всички", преди да потърсите да видите кой е включен в заглавката. Отговорът ви може да обърка другите в списъка или може да завършите изпращането на ненужна информация на хора, които не знаете. Единственият път, когато трябва да кликнете върху "отговори на всички" е, ако сте сигурни, че всеки има нужда от информацията, която изпращате.

• 06 от 10

  Запознайте се с инструментите за електронна поща

  Познайте инструментите и типовете имейли. Това включва "до", "cc", "bcc" и тематични редове. Основният получател трябва да бъде в полето "до". Когато трябва да копирате някого, обикновено бихте добавили това лице в полето "cc" или "carbon copy". Ако някой трябва да бъде копиран, без останалите в списъка, получаващи имейла си, използвайте "bcc" или сляпо копие. Копирайте само хора, които трябва да знаят информацията, която изпращате.

  Никога не изпращайте имейли с верига. Те могат да станат тромави и да запушат пощенските кутии на хората до точката на раздразнение . Не искаш да станеш човекът, който изпраща съобщения, които може и да не са верни.

  Винаги трябва да попълните предмета за имейл, свързан с бизнеса, и се предпочита в личния ви имейл. Поддържайте субекта възможно най-кратък и имайте само една тема по пощата.

• 07 от 10

  Дръжте го кратко

  Повечето хора предпочитат кратки имейли, а не дълги, прости съобщения. Ако е възможно, посочете думата си с няколко изречения. За по-дълги съобщения започнете с уводна част, която позволява на хората да знаят основите. Ако имате повече от една тема, разделете съобщението си на повече от една пощенска кутия с една тема на имейл.

• 08 от 10

  Гледайте тона си

  Поддържайте положителен тон в имейл съобщенията си. Не забравяйте, че смазващите забележки може да се окажат по-скоро духовни, отколкото забавни. Запишете саркастичния хумор за гласови комуникации, така че другите да могат да чуят тона на гласа ви. Това включва и гняв. Винаги трябва да избягвате изпращането на яростни имейли или да рискувате да обидите някого, с когото работите или с какво се грижите.

• 09 от 10

  Използвайте приоритетни знамена с дискретност

  Ако имате флаг с висок приоритет, използвайте го само при необходимост. Ако го използвате твърде много, в крайна сметка ще имате обратен ефект, който искате, и ще изпратите имейлите си до дъното на списъка с приоритети за получателите.

• 10 от 10

  Подпишете името си

  Не забравяйте да подпишете имейлите си. Получателите може да се притесняват, ако трябва да превърнат нагоре и да разберат кой им е изпратил съобщението. Ако очаквате отговор по телефона, не забравяйте да включите номера, дори и да знаете, че той има файла. Целта на електронната поща е да спестите време и да спрете това, което прави, ще забави нещата. Ако имате линия за подпис, го актуализирайте с правилния имейл адрес и телефонни номера.