Основен имейл етикет

Имейлът е един от основните начини, по които хората изпращат писмена комуникация сега и не е вероятно да се промени някога. Това е лесно, бързо и не изисква печат.

Изчезнали са дните, когато трябва да изчакате седмица или повече за писмо или отговор по пощата. Не е необходимо да правите аварийни разговори до пощата, за да претегляте пликовете си и да вземете достатъчно печати за сметки и писма. Всъщност много хора никога дори не са се обърнали към плик или са изпратили писмо чрез Пощенската служба на САЩ.

Имейлът се превърна в един от най-лесните и бързи начини за комуникация както лично, така и в бизнеса. Това се е превърнало в такъв феномен, че вечната доверителна пощенска служба в САЩ се бори да намери начини да остане в бизнеса.

Не е изненадващо, че етикетът на имейла , често наричан Netiquette, е гореща тема за текущата култура. Електронните съобщения се изпращат ежедневно от широка част от американското население. Повечето фирми използват имейл, за да комуникират със служителите през целия ден. Почти всяко домакинство има поне един компютър с достъп до интернет, а в тези домакинства са майки, бащи, деца, тийнейджъри и може би дори баби и дядовци, като всички или повечето от тях получават и изпращат имейли.

Живеем в общество с микровълнова печка и интернет и никой не иска да отдели време да напише дълго писмо, въпреки че е много по-интимно и лично. Все още има много обстоятелства, при които електронната поща работи по-добре от пощенската поща.

Ето някои етикетни досиета, които не трябва да забравяте, когато съставяте бележки по имейл.

1. Приготви се. Преди да започнете да пишете имейл, независимо дали става дума за първоначална бележка или за отговор, трябва да си зададете въпроса какво искате да комуникирате. Накратко, каква е целта ви за писане? Веднъж знаете, можете да прочетете попълнения имейл, преди да го изпратите, за да се уверите, че сте постигнали целта си. Ако прави оценката, изпратете я; ако текстът е объркващ, суров или неясен, тогава може би трябва да започнете отново.

1. Общувайте. Не забравяйте, че комуникирате с истински човек, който ще получи тази поща. Имайки предвид това, трябва да се обърнете към лицето по име и да бъдете уважавани. Ако това е отговор на получен имейл, трябва да отделите време, за да отговорите на всички въпроси или искания в началото на бележката.
2. Дишайте. В един или друг момент всички сме били виновни, че сме загубили спокойствието си. Ако получите имейл, който ви безпокои или разстройва, не отговаряйте в натура. Вземете високия път и отговорете само за потвърждение на получаването или отнеме известно време, преди да отговорите, за да можете да се успокоите и да отговорите с добре обмислено съобщение. Никога не искате да отговаряте на имейл (или друга форма на комуникация) с гняв. Когато се ядосваме, имаме склонност да казваме (или пишем) неща, които или не искаме да кажем, или не. Не забравяйте, че след като вашият имейл е изпратен, той е там завинаги.
3. Бъдете прозрачни. Въпросната линия трябва да е истинско изложение на причините, поради които се свързвате с получателя. Използвайте фрази, които са свързани с предмета на пощата. Това е така, независимо дали съставяте бизнес или личен имейл. Например, ако пишете имейл на майка си за посещението й през следващата седмица, темата ви трябва да прочете нещо като "Вашето посещение".

1. Research. Ако изпращате имейл до бизнес съдружник, е уместно да използвате неговото фамилно име и име. Направете проучването и адресирайте правилно получателя. Президентът на компанията може да бъде адресиран като г-н Тейлър или президент Тейлър.
2. Проверка на правописа. Използването на проверка на правописа е важно, когато общувате писмено. Когато изпращате бележка, пълна с грешки, тя съобщава, че сте небрежни или че не обръщате внимание на детайлите. Опитайте се винаги да изпълните проверката на правописа или използвайте програма, която автоматично коригира. И след това го прочетете отново, за да сте сигурни, че думите, които искате да използвате, не са били автоматично коригирани към нещо различно.
3. Проверят. Трябва да вземете няколко допълнителни секунди или минути, които са необходими, за да направите бърза корекция на всеки имейл, който планирате да изпратите. Вземете това време, за да редактирате всички неудобни изречения или да поставите липсващи препинателни знаци.

1. Гледайте за тон. Понякога може да се появи друг имейл, различен от това, което възнамерявахте. Тонът на имейла ви е много важен и е също толкова важен, колкото вашето съобщение. Тъй като това е писмена комуникация, трябва да сте сигурни, че тонът ви е приятен и че това е истинско представяне на това, което искате да кажете. Не забравяйте, че вашият получател не чува смеха в гласа ви или вижда усмивката на лицето ви. Освен ако не искате да предрешите всичко, което пишете, трябва да избягвате всеки език в имейла, който може да бъде неправилно интерпретиран по никакъв начин.
2. Бъдете кратки и сладки. Опитайте се да не пишете роман, когато пишете по имейл. Повечето хора наистина не искат да четат толкова много в имейл. Ако електронната поща е непрекъснато продължителна, опитайте да помогнете на получателя, като подчертаете ключови понятия, като използвате куршуми или обобщавате темата в началния параграф.
3. Общувайте добре. Вие не искате да объркате вашия читател, така че отделете време да бъдете ясни и кратки в писането си. Ако изпращате имейли на приятел, може да сте по-небрежни в стила си на писане. Ако обаче това е бизнес комуникация , използвайте правилната граматика и избягвайте използването на символи или емотикони, които ви правят по-малко професионалисти.

Email комуникацията е много популярна. Отделете време, за да се включите в Златното правило, и ще направите дълъг път, за да бъдете полиран нетикетен професионалист.

Редактиран от Деби Майн