01 от 07
Как да настроите подаване на хартия + система за съхранение, която ще работи за вас завинаги
Борбата е истинска: управлението на хартия и хапчетата за хартия е ямата. Ето защо е от решаващо значение да се създаде лесна, осъществима система за подаване на домове, която всъщност ще използвате. Днес това ще вършим заедно.
Цел
Научете как да настроите система за подаване в дома, която действително ще използвате до края на живота си. Тя трябва да бъде гъвкава, за да се приспособи към промените в начина на живот, и трябва да бъде проста, така че всъщност да я задържите.
Какво ви е нужно
- Шкаф за подаване или кутия за файлове
- Закачане на файлови папки (харесвам тези цветни такива, които са показани по-горе)
- Притежател на настолни файлове
- Shredder
- Кош за боклук
- Файлови папки
- Производител на етикети или писалка
синхронизиране
Това е уикенд проект. Не препоръчваме да започнете това в една седмица след дълъг работен ден / училище и т.н. Започнете това в събота или неделя сутрин, въоръжени с чаша кафе или чай, и да се захванете с това.
02 от 07
Съберете всичките си книги заедно на едно място
Първата стъпка в създаването на система за подаване на досиета е да оздравите всичките си файлове и документи в едно и също пространство, така че да можете да ги сортирате, рециклирате и раздробявате. Като всичко в едно място има следните предимства:
- Ще ви насочи вниманието към задачата, която сте направили. Когато се опитате да изпълнете задача, за която не трябва да се вълнувате (като подаване), всяко извинение да се скитате и да започнете с нов нов проект. Ако имате всички ваши материали (изброени тук) и всичките си документи на едно място, наистина нямате извинение, а да се вкопчите.
- Ще бъдете по-задълбочени. Почистването на вашия дом отпред означава, че няма да трябва да повторите задачата няколко седмици след това, когато откриете забравен куп хартия в пералното помещение.
Няколко места за търсене на документи (различни от вашите очевидни чекмеджета за бюро, шкафове за подаване на документи и пощенска купчина):
- Всекидневната. Докладите са склонни да се натрупват в дневната, защото често нямаме представа какво да правим с тях. Ето защо винаги трябва да поставяте документи, за които не сте сигурни какво да правите с пощенската си кутия.
- Чанти . Раници, работни чанти, чанти, чанти за фитнес и куфари.
- Кухнята. Хартиените купчини имат начин да завършат в кухнята. Това е така, защото кухнята често е първото място, към което се насочваме, когато вървим през вратата.
Така че, съберете всичките си документи и след това ...
Изберете добро място с твърда повърхност, на която можете да създадете 5 пилоти. Това може да е кухненската маса, леглото за гости или бюрото ви, ако е достатъчно голяма. Ако нямате достатъчно голяма повърхност, подът работи също.
Ако имате толкова много документи, купчинките ви може да се срутят, а след това да използвате кофи или дори картонени кутии. Запишете ги, за да ги държите отделни и да избегнете грешки - като случайно изхвърляне на данъчната декларация от миналата година в полето "рециклиране".
03 от 07
Разделете документите си в пет категории
Сега е време да стигнете до бизнеса. Вие ще трябва да докосвате всяка хартия и да вземете решение за това.
Правило: Трябва да вземете решение за всеки лист хартия. Това ще бъде в една от тези 5 категории:
Действие: Доклади, от които се нуждаете, за да предприемете действия и след това да ги изхвърлите. Не ги обърквайте с това, което наричаме в категория по-долу "Домакинство". Домакинските документи се подават за постоянно, Файловете за действие ще бъдат използвани веднъж и след това ще бъдат изхвърлени.
Примери: покани, билети за паркиране, напомняния за назначения, домашна работа, сметки и др.Архив: Документи или документи, за които трябва да се свържете, но не е необходимо да ги препращате или да ги използвате повече от веднъж или два пъти годишно.
Примери: данъчни декларации, медицински досиета, академични записи, доказателство, че сте участвали в съдебни дела, дела, лизинг, договори и др.Домакинство: Това са документи, които използвате, за да поддържате къщата си (и живота) в движение.
Примери: купони, рецепти, ръководства за потребителя, разписки за такси за тази година, документи за предстоящо пътуване и др.Рециклиране: Документи и документи, които не попадат в нито една от горните категории и не съдържат лична информация.
Примери: Нежелана поща, работни листове от семинар, от който вече не се интересувате, вестници, списания, стара домашна работа, която не се нуждаете, използвани пликове и т.н.Събрани: Документи и документи, които не попадат в категории 1-3, но съдържат лична идентифицираща информация.
Пример: оферти с кредитни карти, стари банкови извлечения, сметки и др.
04 от 07
Declutter + Отхвърляне на документи и файлове, които вече не се нуждаете
Най-голямата ви купчина ще бъде рециклирана. Първо ги рециклирайте - целта тук е да намалите количеството хартия, с което се занимавате, възможно най-бързо.
След това раздробявайте шредерите - това трябва да включва всичко, което ви идентифицира извън името и адреса ви.
Като алтернатива този Guard Your ID Roller от магазина за контейнери е много справедлив и много практичен за тези, които са болни от това, че имат своя конфитюр. По този начин можете просто да маркирате данните си за самоличността и да рециклирате пощата и документите с лична информация за тях, вместо да ги раздробявате.
Сега, след като сте хвърлили боклука, е време да слезете до създаването на система, която е:
- Лесен за използване, така че всъщност ще го използвате ;
- Доста гъвкава, за да приспособи промените в живота и новите проекти; и,
- Защитете, когато трябва да намерите нещо бързо, можете да го намерите.
Красотата тук е, че можете да разрушите тези категории надолу, в зависимост от количеството хартия, която идва от и извън вашия дом или офис.
05 от 07
Настройте архивен файл за вашата система за архивиране на дома
Много е лесно да решите кои документи да отидат във файла ви с архив. Това са най-важните документи, които притежавате. Те са доказателство, че вие и вашето семейство съществуват, плащате данъци, собствени домове и автомобили, сте завършили колеж, можете да пътувате извън страната си с паспорт или виза. Ако сте собственик на фирма или притежавате повече от една собственост, този файл ще бъде още по-голям.
Ето списък на основните неща, които да запазите в този файл:
- връщане на данъци
- медицинска документация
- научни записи
- доказателство, че сте служили на журито
- дела
- лизинги
- договори
- паспорти
- така че сигурността карти
- трудови досиета
- кръщелни удостоверения
- животозастрахователни / пенсионни документи
Съхранявайте тези документи в папка с файлове в етикетирани папки. Помислете за закупуването на огнеупорна кутия, след като започнете да придобивате повече "неща", за да сте сигурни.
пазете файловете, които използвате често (известен също като няколко пъти в годината) отпред. Отблъснете желанието да организирате това пространство, защото ако станете твърде конкретни, това всъщност прави по-трудно да намерите неща, когато наистина имате нужда от тях. Като цяло, ако се потопите във файла с архива, наистина имате нужда от това парче хартия, за да го направите толкова лесно, колкото е възможно.
Ето моите категории:
- академичен
- Кола
- Наемане на работа
- финансов
- Здраве
- документ за самоличност
- Застраховка
- Недвижим имот
Организирайте ги по азбучен ред, но запазете ID файла предварително. Това има неща като вашето свидетелство за раждане, паспорт, карта за социално осигуряване и сертификат за кръщение. Това е и мястото, където трябва да запазите брачния си лиценз.
За да съхранявате тези документи, силно обмислете кутия с висока степен на сигурност, която при по-малко от $ 50 е чудесна стойност *. Друга опция е Кутията с рецепта с висока степен на сигурност. Това е предназначено за медицински консумативи, но лесно може да побере няколко хартия, които не могат да загубят.
Можете да настроите свой собствен DIY свой собствен файл, или можете да използвате FileSolutions Home Filing System.
* Ако загубите тези файлове, в крайна сметка ще плащате много, много повече, за да получавате копия от регистраторите, служителите от градската управа, академичните институции и т.н., така че 50 долара са полезна, интелигентна инвестиция.
06 от 07
Подредете Домашен файл
Ето едно добро правило за това, което трябва да съхранявате в Домакинския си файл: Всичко, от което може да се нуждаете в бъдеще, но не е нужно да предприемате действия понастоящем, което не принадлежи на архивния ви файл. Използвайте свой собствен Домакински файл (наречен Домашна Работна Книга) като пример, за да получите по-добра представа какво да съхранявате в този файл и какво не.
На първо място, вместо кутия за файлове или контейнер за библиотеки, създадох биндер със секции и след това джобове за съхраняване на неща като купони и карти за подаръци. Можете да използвате този свързващ елемент и да имате раздели за следното:
- Талони / Groupons
- Подаръчни карти
- Документи за предстоящи пътувания / пътувания
- Отстъпки, които изпратих и чакам да получа чека ми
- Постъпления за артикули за големи билети като уред или голяма мебел
- Имате джоб за всичките си карти за награди
- Бележки и справочни материали за предстоящите проекти, на които работите
- Рецепти*
- Приходи от данъци
- Автомобилни / домашни / наематели застрахователни полици
Вероятно бихте могли да сканирате повечето от тях в акаунт Evernote , но когато имате нужда от тях, ще трябва да ги отпечатате отново, така че да ги запишете в този бележник и да ги наречете в домашната книга.
* Съхранявайте отделен файл за рецепти, които искате да се върнете някой ден, но не.
07 от 07
Настройване на файл с действия
Файлът с действия са документите, от които се нуждаете, за да предприемете действия и след това да ги отхвърлите. Всички документи или хартия, които трябва да се подават за постоянно или за дълъг период от време (над един месец), вероятно принадлежат на вашето Домакинско досие.
Файловете за действие са:
- Да се използва веднъж и след това да се изхвърли; или,
- Файлове, на които чакате да предприемете действия.
По-конкретно използвайте кутия, за да задържите тези документи и препоръчваме тази кутийка. Изберете оранжево, защото е блестящ цвят и мисленето е, че ще ви накара да минете през кутията поне веднъж седмично. Това също може да се удвои като вашата In Box, за да ви помогне да управлявате пощата .
Ето примери за това какво да запазите във файла с действия:
Входяща поща:
- Всичко, което получавате по пощата, отива в този файл
- Всяко парче хартия, което някой ви подаде, или пък вземете и вкарвате в чантата си, влиза тук
Елементи от календара:
- Покани за предстоящи събития и всякакви указания или карти за отговори, които идват с тях
- Законопроекти, които трябва да бъдат платени, а след това - нарязване или рециклиране
- Разрешението да се подпише
- Напомняния за назначаване
Елементи, които трябва да платите:
- Паркиране на билети за заплащане
- Законопроекти за заплащане
Теми, на които чакате:
- Приходи за всичко, което сте купили наскоро, в случай че решите да се върнете. Например, ако получите пакет от Amazon, хвърляте опаковката в този контейнер в случай, че продуктите не работят и трябва да го върнете. Също за други пакети, които получавате.
- Приходи за всичко, което чакате. Например, ако сте изпратили законопроект на вашата застрахователна компания и чакате възстановяването, тя отива в този файл. Ако сте върнали нещо и чакате да се покаже, че възстановяването се покаже в банковото ви извлечение или в сметката ми за кредитна карта, то отива в това поле.
Можете да прекъснете този файл в повече категории, но е по-лесно просто да хвърляте всичко в тази кутийка и след това да го преминете веднъж, два пъти или три пъти седмично. В този момент можете да рециклирате или да раздробявате всичко, което вече не се нуждаете, да подадете всичко, което принадлежи на архива или домакинството, и да предприемете действия, на които трябва да отговаряте. Целта е този файл да бъде възможно най-малък.
Но ... трикът е, че трябва да мине през този файл поне веднъж седмично, за предпочитане по-често. Силно препоръчвам да добавите тази задача във Вашата Лична Седмична Организираща Регулация , така че подавате и съхранявате сравнително малко количество вестници веднъж седмично, отколкото