Контролен списък за уведомяване за вашето движение
Преместването на офис е сложно. С толкова много неща, които трябва да направите, лесно можете да пренебрегнете по-малки, но жизненоважни задачи. За да задържите офиса си в движение, използвайте следното ръководство за контролен лист, което ще гарантира, че нищо не остава невъзможно.
Също така излезте от лесния списък с основни задачи, за да помогнете на вашия офис да се движи.
Уведомявайте компаниите и клиентите на движението
Следният подробен списък с известия може да се използва във връзка с статията Актуализиране на бизнес информацията, преди да се движите.
Използвани заедно, ще откриете, че сте обхванали всичките си бази.
Също така трябва да уведомите клиентите си дали ще се затваряте изобщо по време на преместването или ще намалите часовете. Това ще бъде критично известие, за да се гарантира, че клиентите няма да бъдат разочаровани, ако вашата врата е заключена. Знаейки преди време, когато ще бъдете отворени за бизнес, ще ви спести много телефонни обаждания и клиентът да отиде при вашия конкурент за сервиз. С други думи, нека вашите клиенти знаят вашия план за обслужването им по време на прехода.
Клиенти и клиенти
Добра идея е да позволите на клиентите си да знаят първо за движението, за предпочитане най-малко един месец преди да настъпи преместването. Предоставете информация за новото местоположение, като изпратите официално писмо или имейл с карта, приложена или прикрепена към всички във вашата фирмена база данни. Или в случай на магазин за търговия на дребно, поставяне на карта и знак за уведомяване на входната врата и предоставяне на малка флаера при всяка покупка.
Публикувайте информацията на уеб страницата си с лесни за ползване указания и подробности, които ще накарат клиентите ви да се връщат; това би могло да включва продажба на "преместване" или официално откриване.
Доставчици на услуги, доставчици и правителствени агенции
Уведомявайте услугите и продавачите, които компанията използва редовно.
Това може да включва принтер, куриер, магазин за офис доставки или доставчик на интернет услуги.
Банки и застраховане
Банките ще изискват предварително уведомяване; ще трябва да промените адреса на фирмените чекове, след това да отпечатате чековете, да уведомите компаниите за кредитни карти и всички други финансови институции или доставчици на услуги. Можете да решите, че вашата компания ще се възползва от прехвърлянето на бизнес сметки от една банка на друга или от един клон в друг; говорете с банковия си представител за услугите, налични в новото местоположение / квартал.
Застрахователните компании също трябва да бъдат уведомявани рано. Те ще трябва да преценят новото пространство и да Ви предоставят нова приблизителна оценка. Това е чудесно време да поговорите с застрахователя си относно преместването на застраховката и какво ще ви е необходимо, за да сте сигурни, че вашият офис е защитен.
Промяна на съобщенията за входящи телефонни съобщения
Заедно с актуализирането на фирмените информационни и маркетингови материали, съществуват и други начини, които можете да осигурите на обществото да научава за предстоящото движение. Добавете известие към услугата телефонен секретар / гласова поща, в което се посочва датата на преместването, къде се движите и как това може да повлияе на услугата. Също така предоставяйте информация за контакт за тези клиенти, които може да имат специфични притеснения.
Служителите също така трябва да променят директната линия за гласова поща с информация за движението и новия адрес. Отново, това е лесен начин да напомняте контактите на движението и да информирате тези, които не са в базата данни за контакти на промяната.
Промяна на подписа си
Добавянето на известие в линията за подписване на имейли за всички служители гарантира, че всеки изпратен имейл ще напомни на приемника за предстоящия ход. Това е чудесен начин да достигнете до хората, които не са в списъка с контакти на компанията.
Печат на изходящата кореспонденция
Купете червен печат, който гласи "Запишете новия адрес"; печатите обикновено могат да бъдат закупени в магазин за офис доставки. Печат на обновената бланка, за да се гарантира, че получателите са наясно с промяната на адреса. Имайте предвид, че тази стъпка за известяване може да не е приложима, докато не приключите.
Телефон
Това трябва да е първата помощна програма, с която се свързвате за вашия ход; искате да сте сигурни, че бизнеса ви остава отворен по време на хода или че има възможно най-малко нарушения. Нека телефонната компания да разбере кога е ходът и да поиска телефоните да са инсталирани и готови за работа в новото местоположение в деня преди датата на настаняването, само за да се гарантира, че системата ще работи и на вашата дата.
Помолете компанията да настрои система за повикване на повиквания, която да е ефективна в деня на преместването ви. Ако фирмата ви променя телефонните номера, поискайте да се добави съветник към стария ви номер, като позвъните на повикващия знаят за промяната на телефонния номер. След като се преместите, добре е да се обадите на стария си номер, за да сте сигурни, че услугата е на мястото си. Също така уверете се, че новата ви фирмена номера и адрес се актуализират в следващия телефонен указател и директория.
Поща, имейл и социални медийни профили
Уведомявайте пощенската станция на пътуването си и организирайте изпращането на пощата няколко месеца след преместването. Както беше отбелязано по-рано, добавете известие за преместване към линиите за подпис на служителите преди да преместите и след това, както и; след преместване подписът трябва да поиска от получателя да отбележи промяната на адреса и информацията за връзка.
Също така редовните куриерски компании, които получават и отпадат, също трябва да бъдат уведомени за промяната на адреса и за всички промени в услугите.