Не забравяйте тези задачи
Подготовката за преместване на офис или бизнес може да бъде много по-сложна от преместването на домакинство. Подготовката е ключова и гарантира, че всичко в списъка ви е пълно. Използвайте този бърз контролен списък като ръководство, за да задържите компанията си в движение.
Определете времева рамка и график
Времето ви трябва да е първото, което правите. Задайте датата, когато всички неща трябва да бъдат извън офис пространството, което е вашето окончателно излизане.
Вероятно ще ви трябва няколко дни, за да се махнете, в зависимост от това колко неща трябва да преместите. Работете назад от датата на излизане и направете списък на всички неща, които трябва да направите, преди камионите да пристигнат.
Задайте задачи и създайте комитет за придвижване, ако е необходимо
Добра идея е по-рано да се включи персоналът в движението . Комисия за преместване може не само да ви помогне да организирате и планирате хода, но и да облекчите прехода към останалата част от персонала. Прегледайте ли всички задачи и задайте роли според нуждите. Тъй като придвижването напредва, вероятно ще трябва да добавите задачи към списъка и, както правите, не забравяйте да зададете и задачи - има твърде много работа, за да направите всичко това сами.
Създайте план за вътрешни и външни комуникации
Планът за вътрешна комуникация ще гарантира, че служителите са информирани за движещите се планове, а външен план ще поддържа вашите клиенти и доставчици актуализирани за Вашите бизнес дейности по време на преместването, така че да можете да поддържате бизнеса си в експлоатация по време на прехода.
Наемете Movers
Подобно на всеки ход, наемането на добри играчи отнема време и трябва да бъде една от първите задачи в списъка ви. Накарайте един член на персонала да разработи списък с най-малко пет движещи се компании, след което да се уверите, че ги разследвате добре, преди да наемете . Определете бюджета, получавайте котировки и сравнявайте услугите в движещи се компании, за да решите кой да наемете.
Наемане на професионални опаковки
Ако вашият подвижен бюджет може да поддържа наемането на професионални опаковки , направете го. Това ще ви спести и вашите служители да се налага да опаковат областите на офиса, които са често срещани и често най-трудните места за опаковане и преместване. Служителите могат да бъдат помолени да опаковат бюрата си или офисите си, тъй като също така дава възможност на персонала да почисти помещенията си и да се отърве от неща, които не е нужно да се движат.
Създайте нов план и оформление на Office
Това е мястото, където вашата комисия по преместване ще бъде наистина полезна. Винаги е трудно да се преместиш в ново пространство, но когато трябва да разбереш къде вървят всичко и всеки, това отнема много време. Уверете се, че знаете къде ще се поставят всяка мебел и всеки служител ще седне. Колкото по-подробен е планът, толкова по-добре.
Говорете с настоящите си доставчици
Преместването на бизнес може да означава промяна на доставчиците на услуги. Проверете договорите си, след което решете дали ще останете с настоящите си доставчици или ако се вгледате в превключването. Ще трябва да определите какво ще изисква новото пространство по отношение на телефонните линии и мрежовата инфраструктура. Говорете с новия наемодател и продавачи, за да сте сигурни, че знаете какво е необходимо за новото пространство, така че да няма празнота в експлоатацията.
Всяко оборудване, което отдават под наем, се свържете с дилъра, за да го уведомите за движението и как най-добре да получите оборудването му на новото място.
Поддържайте служителите актуализирани и информирани
Преместване може да бъде трудно за служителите . Това може да означава промяна в начина, по който пътуват и дали пътуването им вече е по-дълго, отколкото преди това. Ако се движите в по-малко пространство, персоналът трябва да знае как ще бъдат назначени офисите и как ще изглежда тяхното ново пространство. Служителите трябва да бъдат информирани на всяка стъпка в процеса. Опитайте се да задържите график, който се движи, в бюрото за кухня или в друго общо пространство, така че хората да виждат как се развиват нещата и какво се очаква от тях като служители.