В моята работа работя в комуникациите, главно за организации с нестопанска цел. Част от работата, която върша, включва гарантиране на наличието на стратегия за вътрешни и външни комуникации. Това включва и разработването на план за движение в офиса , който сегашната ми организация планира да направи през следващите шест месеца.
Макар че може да мислите, че има толкова много стъпки за планиране при движение в офиса, което нямате време дори да обмислите комуникации, наистина трябва да вземете един или два дни, за да създадете фирмена стратегия, която да държи наяве както служителите, така и клиентите от предстоящите промени .
Нека да започнем със служителите, тъй като те са пряко засегнати от хода .
Вътрешните комуникации трябва да включват тези ключови съобщения:
- Ясна хронология: уверете се, че сте избрали всички ключови стъпки на хода, така че всеки да знае какво да очаква и кога.
- Инструкции за опаковане: да предоставите на персонала инструкции как да опаковат офисите или кабините си за преместване. Това трябва да включва къде да получите опаковъчните материали , какво отговарят за опаковането и сроковете.
- Разширено известие за затваряне на офиси : по време на преместването може да се наложи да затворите офиса, за да позволите окончателното опаковане и преместване на офис оборудване и мебели. Уверете се, че вашият персонал е наясно с тези дати и дали и как бизнесът ще продължи по време на преместването и как това ще се отрази на работния им график и натоварване.
- Нов офис план: Персоналът ще иска да разбере по-рано какво ще изглежда новото пространство и как ще бъдат създадени офисите. Ще продължат ли да имат своето собствено пространство или сега те ще бъдат в табло или отворен план? Уверете се, че сте създали начин да информирате персонала за това, как може да се промени тяхното работно пространство.
- Новите опции за местоположението, паркирането и пътуването: осигурете на персонала цялата необходима информация за новото местоположение, така че да могат да подготвят транспортирането до новото пространство.
След като определите всички ключови съобщения, трябва да определите как най-добре да получавате тези съобщения. Методът, който използвате, трябва да бъде определен от вида на съобщението.
Например, графикът може лесно да бъде доставен чрез интранета на вашата компания; докато затварянето на офиси може да бъде най-добре представено на среща на персонала, за да се гарантира, че въпросите могат да бъдат задавани и отговаряни.
Начини за комуникиране на целите на персонала:
- Интранет: за тези компании или организации, които имат интранет, това обикновено е най-добрата платформа за повечето послания. Позволява лесно обновяване на файлове и информация, достигаща до всички служители.
- Вътрешни срещи: независимо от посланието, срещите на персонала са подходящо място за оповестяване и позволяват на персонала да има пълна дискусия. Можете също така да използвате времето за срещи, за да прегледате как ще бъде предадена информацията, така че служителите да знаят, че ще бъдат информирани.
- Имейл: докато електронната поща е лесна, това не е най-добрият начин за предаване на информация. Не искате да изпращате толкова много имейли, че хората не могат да намерят информацията, когато имат нужда от нея. Ако използвате имейл, уверете се, че го използвате само, за да информирате хората къде могат да получат информацията.
- Често срещани папки : Ако нямате интранет, тогава създаването на обща папка на мрежово устройство, до което всеки има достъп, е следващият най-добър начин за съхраняване на информация, до която искате хората да имат достъп.
- Бюлетин: физическото пространство, където се публикува информация, е чудесно нещо, което трябва да направите. Не само че хората често го проверяват, но и осигурява място, където хората могат да събират и обсъждат загрижеността си.