Ако трябва да преместите бизнеса си , най-доброто място да започнете да планирате как да опаковате и движите е точно тук. Ключът към успешния ход е да се изградят някои съюзи, които да помогнат да мотивират и координират останалата част от персонала на офиса.
Планирайте движението
Създайте времева линия, която ще позволи всички необходими етапи от вашия ход. Ще трябва да обсъдите това с останалата част от вашия подвижен екип или с ръководителите и надзорните органи, за да сте сигурни, че това е възможно.
За малък офис, ще ви трябва поне три месеца, за да се подготвите и за средно-голям офис, поне шест до осем месеца. Ключът е да започнем възможно най-рано.
Следващата стъпка е да се събере цялата информация за новото пространство. Опитайте се да получите чертежи или оформление на етажа, така че да можете да идентифицирате ключови компоненти като електрически контакти, място за съхранение и т.н. и най-важното е да определите новото разположение на офиса. Също така е добра идея да имате общ план за оформление на текущото си пространство, така че да можете да сравните двете; ако има области в текущата служба, които не работят, идентифицирайте ги, така че те да могат да бъдат решени в новото ви пространство.
Също така направете списък с потенциални проблеми с новото пространство, като например по-малка зона за приемане или по-малко място за съхранение или може би по-голямо отворено пространство, което може да изисква повече кабинки или временни стени. Може да се наложи да се наемат дърводелци или художници, ако стените трябва да бъдат изработени или боядисани.
Възможно е да се обърне внимание при придобиването на новото пространство, но просто да се уверите, че не е необходимо завършване на строителството или козметичните промени преди завършването му.
Съберете вашия отбор
За средни и големи офиси назначавайте (или попитайте за доброволци) някой от отдел или отдел, който да координира конкретната област.
То може да бъде възложено на ръководителя на отдела или управителя, който след това може да гарантира, че всеки служител поема отговорността за опаковането на бюрото, файловете и личните си вещи. За по-малки офиси може да сте сами. Ако е така, идентифицирайте няколко ключови хора, които може да са в състояние да ви помогнат с координирането на хода.
Вашият екип може да ви помогне да идентифицирате текущите проблеми със старото пространство и да предложите възможни решения за новия офис. Това е чудесен начин да включите други гледни точки и да постигнете консенсус в движение, ако някои не са много развълнувани от промяната.
Имайте редовни срещи
Въведете редовни срещи в своя график и се уверете, че служителите са уведомени за подробностите за срещите и за да се уверите, че всеки знае какво трябва да направят, за да опаковат офиса или работното си пространство . Важно е всички да бъдат информирани, за да ограничат всякакви тревоги или притеснения; движението е стресиращо за всички, особено ако не се съобщават решенията.
Определете бюджета си
Ако имате определена бюджетна сума, предназначена за вашия ход, ще бъде важно да идентифицирате разходите, преди да наемете заместители или дори преди да опаковате първата кутия.
Задайте задачи
Нека вашата подвижна комисия да създаде списък с задачи, които трябва да бъдат изпълнени и да се уверите, че са добавени към графика / графика.
Може да се нуждаете от специализирани доставчици на услуги, като инсталатори на телефонни линии или специалисти по компютърни мрежи. Попитайте всеки мениджър на отдел или надзорен орган какво се изисква от техния район. Уверете се, че са обхванати общите части, като например зоната на рецепцията, лобито и зоните за съхранение.
Една от най-важните задачи е да наемете движещите се лица . Има движещи се компании, които се специализират в движенията в офиса. Просто се уверете, че правите вашите изследвания, задайте правилните въпроси и накарайте фирмата да дойде във вашия офис, за да прецените хода си. Както всеки ход на домакинството, трябва да сте сигурни, че компанията е надеждна и че получавате най-доброто обслужване за разходите. Тази задача може да бъде възложена на няколко души, всяка от които призовава конкретни компании, след което да ги сравнява. Започнете рано, за да сте сигурни, че получавате възможно най-добрата цена.
Създайте списък с контакти
Ще трябва да сте сигурни, че всеки, с когото правите бизнес, както доставчици, така и клиенти, знае, че се движите.
Добра идея е да зададете тази задача на един човек, който да наблюдава. Уведомяването на клиентите и клиентите изисква конкретна комуникация около мястото, където се движите, и как ще работи фирмата по време на преместването. Тази информация е от съществено значение, за да се гарантира, че вашите клиенти не отиват другаде за вашите услуги.