Бърз списък за колко време да съхранявате документите + какво да правите
Хартията е болка и управлението на система за подаване на домове може да се превърне в плъзгане, но някои документи, които наистина трябва да оставите, защото никога не знаете кога ще имате нужда от тях. Тук е даден график за това колко дълго да пазите документите и кога сте готови с тях, кои от тях трябва да разкъсате. Това трябва да служи като кратко ръководство за създаване и поддържане на работеща система за подаване на документи в дома.
Първо, помислете за намаляване на количеството хартия, което получавате и в крайна сметка ще се наложи да раздробите или да подадете по-малко.
Това означава да се отървете от нежелана поща, да се регистрирате за електронни сметки и да не приемате листовки, талони, които никога няма да използвате, или друга ефира, за която се чувствате, сякаш трябва да се придържате, когато знаете, че наистина не.
Ако наистина се борите с хапчето от хартия до точката, в която се чувствате, че може да го задържите , се обърнете към професионалист, който може да ви напътства в процеса на изнудване.
Втората стъпка е да се уверите, че имате добра система за управление на пощата . Колкото по-ефективно се справяте с пощата, в която влизате, толкова по-рядко ще трябва да направите голяма сесия за подаване / раздробяване / рециклиране.
Създаване на електронна система за подаване на документи
Освобождаването от подаването на хартия чрез създаване на електронна система за подаване на документи ще ви спести място и ще ви отърве от хапчето хартия. Това е победа. Днес електронната система за подаване на данни има много смисъл. За да започнете, трябва да имате скенер и място за съхранение на файловете си, папка система на компютър или в облака и външен твърд диск.
Създаване на общи папки за различни видове документи (примери: домашни, данъци, автомобили, удостоверения за раждане и др.) Не е нужно да ставате прекалено точни при съхраняването на документи, тъй като могат да се търсят електронни системи за подаване на документи.
След това сканирайте всеки документ и го съхранявайте в папка според съдържанието му.
Поддържане на копия на важни документи
За вашите супер важни документи, експертите съветват запазването на копия.
Това може да означава запазване на едно копие в хранилището за облак и друго на твърд диск. Това може да означава запазване на едно копие във вашето електронно подаване и едно копие в огнеупорен сейф.
Съхранявайте тези документи завинаги
Тези документи трябва да се съхраняват завинаги:
Академични записи - Дипломи, преписи и всяка работа по портфолио, която може да бъде използвана в бъдеще при кандидатстване за работа.
Приемателни документи
Кръстосани сертификати
Свидетелства за раждане
Свидетелства за смърт - Може да са необходими за данъчни цели.
Лицензи на водача
Записи по заетостта - Всички клаузи, споразумения, дисциплинарни файлове и прегледи на изпълнението.
Свидетелства за брак
Медицински досиета
Военни записи
Паспортите
Пенсионни и пенсионни досиета
Карти за социална сигурност
Уилс
Запишете за по-кратък период от време
Тези документи можете да се докоснете толкова често, колкото месечно или седмично:
Банкови отчети - 1 месец
Законопроекти - 1 година за каквото и да било данъчно облагане или гаранция, всички останали сметки трябва да бъдат разбити веднага щом бъдат платени.
Сметки с кредитни карти - Разбийте веднага, когато сте платени.
Документи за подобряване на дома - Поддържайте до продажбата на дома.
Инвестиционни записи - 7 години след като сте закрили сметката или сте продали гаранцията.
Лизинг - Поддържайте, докато не излезете и не получите депозита от наемодателя.
Paychecks / Pay Stubs - 1 година, докато не получите вашия W-2
Приходи от продажби - Поддържайте срока на гаранцията. Очевидно това се отнася само за големи покупки като уреди и електроника. Обикновено съхранявам разписки за неща като хранителни стоки и дрехи само докато знам, че няма да имам нужда от разписка за връщане.
Данъчни документи - 7 години, включително подаване и всички придружаващи документи като W-2 и разписки.
Документи за превозното средство - Да се съхранява, докато не се продадат лодка, кола или мотоциклет.
Как да се отървете от документите
Раздробяването на документи е основният начин да се предпазите от кражба на самоличност. (Прочетете интервюто ми с експерта по сигурността Джей Фоли за това как да се защитите от кражбата на самоличност). Чудите се какво да раздробявате? Общото правило е всичко, при което следва да се счупи следната информация: номерата на сметките, датите на раждане, моминските имена, паролите и игрите, подписите и социалноосигурителните номера.
Отново, това са не-обмислени.
Ето основните неща:
Ако документите все още са "активни", т.е. трябва да ги държите за справка и да създадете проста система за подаване на документи. Това означава подаване на документи по теми и ги раздробяване, след като вече не се използват.
Какви документи трябва да се раздробяват
Ако сте готови с тези документи и вече не се нуждаете от тях, ето какво да разкъсате (всичко останало - като хартия - можете просто да рециклирате).
Постъпления от банкомат
банкови извлечения
Копия на удостоверение за раждане
Анулирани и анулирани проверки
Сметки с кредитни карти
Кредитни отчети
Лицензи за шофьори (изтекъл)
Документи за заетост, които имат някаква идентификация
Изтекли паспорти и визи
Инвестиционен профил #s
Правни документи
Инвестиционни сделки, сделки с акции и имоти
Елементи с подпис (лизингови договори, договори, писма)
Маркери за багаж
Медицински и стоматологични записи
Документи с номер на социална осигуровка
Пароли или ПИН номера
Плащайте пари
Предварително одобрени приложения за кредитни карти
Постъпления с номера на сметки за проверка, номера на кредитни карти или друга идентифицираща информация
Данъчни форми
Преписи с идентифицираща информация за тях
Пътешествия
Използвани самолетни билети
Сметки (телефон, газ, електричество, вода, кабелна телевизия, интернет)
Уверете се, че разполагате с гъвкава система за подаване, за да запазите тези документи под контрол и да ги раздробите, когато вече не са необходими.
Всичко, което възнамерявате да поддържате, трябва да бъде предприето действие, организирано и подадено. Харесва ми системата ми за подаване в дома.