Съвети за управление на задачите направо от експертите
Така че имате всички тези неща, за да се направи всеки ден и списъкът ви е пълен - откъде знаете какво да правите първо, второ и трето?
Доста се чувства всеки, сякаш има твърде много работа и има малко време да го направи. Често това зашеметеното чувство произтича от невъзможността да се даде приоритет на всички тези привидно належащи задачи. Ако смятате, че списъкът ви със задачи се разраства по-дълго от минутата и дори не знаете откъде да започнете, ето как да идентифицирате, преценявате и приоритетите на задачите си.
1. Направете списък
Преди да се опитате да подредите задълженията си по важност, отделете време, за да съберете подробен списък на всичко, от което имате нужда или искате да постигнете. Разделете списъка си на секции за различни видове задачи. Тези категории могат да включват:
Дневни или седмични задачи
Това са обикновени "до-доси", които могат да бъдат лични ( планиране на хранене и пазаруване на хранителни продукти ) или свързани с работата (седмична среща на екипа.) Ако вече следвате ежедневието , вие ще познавате тези задачи; ако не го направите, това е добър момент да създадете такъв. Това, което включвате, може да варира - някои хора няма да се налага да напомнят да проверяват имейлите си или да купуват хранителни стоки, но други ще оценят структурираните напомняния за извършване на определени действия в определени часове или в определени дни.
Задачи с крайни срокове
Очевидно е, че те трябва да бъдат направени до определена дата и предварително да бъдат подготвени. Примери за това биха могли да бъдат училищните книжа, които трябва да се правят след три седмици, или партия, която планирате от шест месеца.
Тези видове задачи - често наричани проекти - могат по-късно да бъдат разбити на по-малки компоненти - например "писане на хартия" може да се раздели на четене на съответните книги, организиране на вашите бележки, написване на контур, писане на първия чертеж нататък.
Повтарящи се задачи
Те не се извършват на дневна или седмична честота, но те не са еднократни проекти.
Повтарящите се задачи могат да включват назначения на зъболекари или извършване на вашите тримесечни данъци.
Самостоятелно мотивирани, необходими задачи
Това са задачи или проекти, които знаете, че трябва да направите, но никой няма да ви направи. Те рядко, ако изобщо, имат вграден срок. Мислете за подобряване на уебсайта си за малкия бизнес или намиране на нов доставчик на първична помощ.
Самомотивирани, не са необходими задачи
Това са по-приятните дейности, които все пак са склонни да паднат на пътя, тъй като други, по-очевидно необходими задачи ги тълкуват. Мислете четене за удоволствие или работа по хобита.
Няколко дни задачи
Тези задачи се въртят в дъното на вашия списък със задачи или в задната част на съзнанието ви, но те обикновено не трябва да се извършват скоро или някога. Пример: боядисвайте радиаторите си.
2. Организирайте списъка си
След като изброите всичко, можете да разберете какво да правите първо и да организирате графика си. (Как физически правите това - на лист хартия, планер , приложение, онлайн календар или по друг начин - има по-малко значение от това, че изберете метод, който работи за вас и който ще използвате.) Ето някои критерии да мисля за:
Спешно или важно
Всички задачи могат да бъдат сортирани в една от четирите категории. Неотложни и важни задачи трябва да бъдат изпълнени първо, колкото е възможно по-скоро; спешни, но не важни задачи могат да бъдат делегирани, ако е възможно, но ако не, графикът трябва да включва достатъчно гъвкавост и допълнително време, за да ги приспособи, когато се появят; важните, но не и неотложните задачи следва да бъдат планирани много по-рано, за да не станат неотложни; задачи, които не са нито важни, нито спешни, могат потенциално да бъдат елиминирани, въпреки че, ако се насладите на тях, те трябва да бъдат обработени във вашия график, така че те да не бъдат претоварени от по-взискателни задължения.
Оценявайте стойността
Можете да прецените стойността на дадена задача по няколко начина. Може да се окаже, че са засегнати други хора и колко важни са тези хора (одобрението на шефа ви и благосъстоянието на децата, които зависят от вас, са по-важни от, да речем, мненията на група непознати, които сте съгласни да се присъединят към среща.) Можете също така да придадете висока стойност на задачите, които виждате да се изплащат в дългосрочен план, или просто да намерите възнаграждаване.
Една препоръка, която вероятно ще срещнете, когато четете за задачата за задаване на приоритети, е правилото 80-20 или принципът Pareto, който гласи, че 80% от ефектите идват от 20% от причините. Това може или не може да се окаже вярно за вас, но това е добро напомняне, за да установите какво всъщност отделяте време и кои от вашите усилия се изплащат.
Време и гъвкавост
Функционалният график позволява промени и разпознава ограниченията във времето. Бъдете реалисти, когато давате приоритет и планирате дните си. Когато се съмнявате, надценявайте времето, което дадена задача ще предприеме.
Ако по едно и също време се дължат две задачи, изборът от кого да започнете зависи от това как работи най-добре. Някои хора предпочитат да получат по-проста задача от пътя да се съсредоточат върху по-сложната задача; други ще се почувстват успокоени, ако започнат първо с по-трудната задача, и ще направят някои или всичко това, преди да продължат. Не забравяйте, че не е нужно да поемете една задача или проект от начало до край, преди да продължите към следващата - освен ако, разбира се, не откриете, че работи по този начин, увеличава вашата производителност.
Ограничете задачите си за ежедневна задача на най-много три. Денят може да включва и по-малки задачи, които са по-рутинни или по-малко важни или неотложни, но натоварването на важни задачи вероятно ще доведе до стрес и разочарование.
Не забравяйте, че приоритетите могат да се променят - ако шефът ви се нуждае от нещо, сега вашият предишен първи приоритет вероятно ще се срине на второ място. Това е още една причина да построите повече време в графика си, за да позволите гъвкавост.
3. Пакетни задачи
Задачата по досие е един от най-ефективните и ефикасни начини да се направят тези загадъчни задачи. Групирането просто означава, че работите върху същия тип задачи отново и отново, преди да преминете към нещо друго. Първата стъпка е да идентифицирате задачите, които вършите отново и отново, и след това да настроите прост работен процес, който да ги следва. След това се справяте с тези задачи едновременно с този работен процес.
Групирането изисква завършване на подобни задачи, които изискват подобни ресурси в "партиди" за подобряване на ефективността и продуктивността. Ето някои примери:
- Платете всичките си сметки едновременно
- Отворете цялата си поща веднъж седмично и я задействайте, вместо да я подреждате всеки ден и никога да не я достигате
Дозирането ви позволява да влезете в бразда, като вършите същата задача отново и отново, така че не е нужно да губите време, като пресметнете инструкциите или какво следва да направите.
4. Премахване на задачите
След като изброите всичките си задачи и ги сортирате от най-важното в най-малкото, ще стане ясно кои задачи са в долната част на списъка. Те могат понякога да бъдат делегирани на някой друг, но ако това не е възможно, трябва да решите дали да планирате време за тях или да ги премахнете.
Може да имате задачи в списъка си, които не трябва да правите или дори да искате да правите, но се чувствате принудени да добавите в някакъв момент (отидете в салона, посетете клуб за книги.) Те могат да бъдат премахнати изцяло.
Накрая е възможно просто да имате твърде много усилия - ако не можете да направите всичко, да оцените работното си натоварване, за да определите дали просто се нуждаете от още повече практики за приоритизиране или дали трябва да кажете на някого, че повече не можете да продължите да правите определена задача.